Xử lý tài liệu kế toán trong trường hợp bị mất, bị hủy hoại?

Theo quy định tại Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

(1) Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

Thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(2) Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

(3) Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

(4) Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi, sao chụp hoặc xác nhận lại thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán?

Việc sao chụp tài liệu kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán sao chụp

…

5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

6. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

Như vậy, theo quy định, trường hợp tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì doanh nghiệp phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán.

Lưu ý: Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Nguồn: sưu tầm