NHỮNG RẮC RỐI DO VIỆC XỬ LÍ HÓA ĐƠN THIẾU HIỆU QUẢ.

Bộ phận kế toán cho các khoản nợ phải trả (accounts payable) được giao trọng trách thanh toán hóa đơn. Nghe rất đơn giản, phải không?

Tuy nhiên, công việc này đôi khi lại phức tạp hơn bạn nghĩ. Ví dụ như khi các nhân viên kế toán phải xác minh các hóa đơn có chính xác hay không, đối chiếu chúng vào đúng đơn đặt hàng, chuyển tiếp đến khâu phê duyệt rồi tính toán đủ thời gian để đáp ứng được các điều khoản đã thương lượng với nhà phân phối.

Biều đồ trên cho thấy ý kiến của những tổ chức với lượng hóa đơn ít, vừa và nhiều. Hầu hết những tổ chức có số lượng hóa đơn hạn chế (ít hơn hoặc bằng 50.000 hóa đơn mỗi năm) cho biết việc theo dõi hóa đơn là vô cùng “khó khăn”. Trái lại, khoảng 70% các tổ chức có số lượng hóa đơn lớn (500.000 hóa đơn trở lên mỗi năm) lại cho rằng theo dõi hóa đơn là công việc tương đối dễ dàng đối với họ.

Điều này không khó để lý giải nếu bạn có những hiểu biết cơ bản về sự tự động hóa, bởi các tổ chức nhỏ thường không có điều kiện để tiếp cận với các cải tiến về tự động hóa mà chỉ có các tổ chức lớn mới có khả năng tiếp cận các cải tiến này một cách dễ dàng.

Hệ thống AP tự động có khả năng hiển thị trạng thái của mọi hóa đơn chỉ với một vài thao tác đơn giản trên bàn phím, bao gồm cả vị trí của hóa đơn đó trong quá trình phê duyệt. Thay vì phải chuyển tiếp hóa đơn cần thanh toán qua các giai đoạn khác nhau một cách thủ công hoặc qua email, giải pháp này có thể nhanh chóng cho biết nơi mà hóa đơn có thể bị “mắc kẹt” lại và khi nào thì hóa đơn ấy sẽ sẵn sàng để được thanh toán.

Mặc dù hầu hết các bộ phận AP lựa chọn phân loại dựa theo số lượng hóa đơn và nhà cung cấp tương ứng, việc này đôi khi không thực sự mang lại hiệu quả, trừ khi bộ phận AP chỉ cần tra cứu các hóa đơn riêng lẻ. Trong khi đó, một thông tin quan trọng không kém là ngày đến hạn thanh toán lại chỉ được chú tâm bởi một phần ba số người trả lời khảo sát. Bên cạnh đó, hơn 7 trong số 10 người được hỏi không thể sắp xếp hóa đơn của họ theo “chủ sở hữu” – cá nhân chịu trách nhiệm mua hàng và phê duyệt. Điều này cũng có thể làm chậm quá trình thanh toán và gây tốn kém cho các tổ chức hay doanh nghiệp.

Khả năng theo dõi và phân loại hóa đơn ở bất kỳ giai đoạn nào hay theo bất kỳ tiêu chí nào là yếu tố quyết định sự hiệu quả của AP. Nếu không có khả năng đó, tổ chức của bạn có thể mất chiết khấu, thanh toán trùng lặp hoặc chậm trễ, và thậm chí là có nguy cơ vi phạm hợp đồng với nhà cung cấp.

Sự tự động hóa thống nhất và một nhóm AP biết cách vận dụng các tính năng hiện đại của nó có thể giúp AP giải quyết các sự cố nảy sinh một cách nhanh chóng và thanh toán các hóa đơn kịp thời.
Hiểu rõ được những khó khăn đó, Hyland và Viện Quản lý và Tài chính đã hợp tác với nhau để tạo ra

Bảng điều khiển AP – công cụ hiện đại đầu tiên để đánh giá mức độ kiểm soát của các bộ phận AP đối với quá trình vận hành, dòng tiền, sự tuân thủ theo đúng các tiêu chí đề ra và tính bảo mật.