Trong phần trước, chúng tôi đã cùng các bạn dạo qua khái niệm cơ bản và 5 quy định về Hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Trong bài viết này, Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm xin gửi tới các quý chủ doanh nghiệp phần còn lại trong loạt bài HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ – NHỮNG ĐIỀU NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT

3. Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử Econtract online

3.1. Giao kết thông minh thuận tiện

Được ký kết trên môi trường số, nên khách hàng có thể chủ động ký ở bất cứ đâu, mọi lúc, trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại,…chỉ cần kết nối internet mà không phải gặp mặt trực tiếp.

Đảm bảo tính thông suốt ngay cả khi người ký không có mặt tại công ty, không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh, vận hành.

3.2. Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sử dụng hợp đồng điện tử Econtract giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện giao kết mọi lúc mọi nơi. Mọi thao tác ký kết như tạo lập, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện online. Khách hàng sẽ không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.

3.3. Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót

Các khâu trong quá trình từ tạo lập, ký kết hay lưu trữ đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp. Các bên có thể kiểm tra thông tin, nội dung hợp đồng trước khi tiến hành ký kết để hạn chế tôi đa sai sót.

3.4. Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm

Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.

3.5. An toàn, bảo mật

Dữ liệu là vấn đề hàng đầu được quan tâm khi thực hiện giao dịch điện tử. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin an ninh. Mọi thông tin đều được bảo mật tối đa trong suốt quá trình giao dịch.

3.6. Đảm bảo khi có tranh chấp

Những phần mềm uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký…) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.

4. Phân loại hợp đồng điện tử Econtract

Dựa vào hình thức hay mục đích mà hợp đồng online thường được chia thành các loại sau:

4.1. Chia theo hình thức hợp đồng

Có 3 loại hợp đồng online phổ biến nếu xét theo hình thức hợp đồng.

Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website

Loại hợp đồng này trước tiên được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và upload lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa lên website thường có định dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kèm theo 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung trên hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành bởi giao dịch tự động. Nội dung hợp đồng sẽ được máy tính tổng hợp tự động và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin mà khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung điều khoản. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như: mail, fax, số điện thoại,…

Hợp đồng hình thành qua email (thư điện tử)

Đây là hình thức dùng thư điện tử để ký hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt sau: phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, email,…

Một số lợi ích hợp đồng điện tử qua mail đem lại là tốc độ nhanh, tiết kiệm chi phí, thời gian… Tuy nhiên, còn một số tồn đọng của hình thức này là tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên chưa được đảm bảo.

4.2. Chia theo mục đích hợp đồng

Hợp đồng kinh tế điện tử (hợp đồng thương mại điện tử)

Mới đây tại Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước: “Hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy”.

Hợp đồng kinh tế, hay hợp đồng thương mại điện tử, được hiểu là loại hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, 1 bên chủ thể còn lại phải có chức năng pháp lý theo quy định nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.

Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử có thể kể đến bao gồm:

– Chủ thể bao gồm một bên là thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.

– Hợp đồng có mục đích chính là lợi nhuận.

– Đối tượng của loại hợp đồng này là hàng hóa. Hợp đồng kinh tế/thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người lao động (NLĐ), người sử dụng lao động (NSDLĐ) về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm mỗi bên giao kết,… những thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể gồm người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Những loại hình hợp đồng lao động điện tử thường gặp có thể kể đến là:

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn không xác định.

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn xác định.

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) được tính theo mùa vụ hay một công việc nhất định.

Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự giao kết thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng ký với hình thức này là: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Vì vậy, để có thể xác định được tính chất và giá trị, tính pháp lý thì chúng ta cần phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể. Như vậy có thể thấy được rằng, dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận.

5. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử Econtract chuẩn pháp luật

Việc ký kết hợp đồng điện tử sẽ có giá trị như hợp đồng truyền thống và chữ ký số được sử dụng trên hợp đồng điện tử có giá trị như chữ ký viết tay hay con dấu doanh nghiệp trong giao dịch hợp đồng giấy.

Cụ thể quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên được thực hiện qua 3 bước sau:

– Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử online trên phần mềm hợp đồng điện tử

– Bước 2: Bên bán tạo luồng ký, thực hiện ký số, tạo link hợp đồng và gửi cho bên mua qua email

– Bước 3: Bên mua truy cập link hợp đồng điện tử, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử nếu đồng ý với các điều khoản trên hợp đồng.

– Bước 4: Các bên hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng.

Sau khi các bên thực hiện ký kết hợp đồng điện tử Econtract thành công thì bên bán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng hãy kiểm tra kỹ các thông tin, thanh toán và hoàn tất quy trình giao kết hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sau khi được ký kết sẽ được lưu trữ lại để tra cứu khi cần thiết.

​6. Tổng kết

Trên đây, Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm chúng tôi đã gửi tới cho quý doanh nghiệp những lợi ích, phân loại và quy trình ký kết Hợp đồng điện tử. Mong rằng loạt bài viết này của chúng tôi phần nào đó đã giúp ích cho quý chủ doanh nghiệp trong việc tìm hiêu và sử dụng Hợp đồng điện tử. Nếu quý doanh nghiệp có bất cứ vấn đề gì cần tư vấn, đừng ngần ngại àm hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Với đội ngũ nhân viên có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung ứng các sản phẩm kế toán như chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán… Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm chúng tôi tự tin có thể tư vấn, giúp đỡ quý doanh nghiệp các vấn đề về nghiệp vụ kế toán, giúp quý chủ doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử phù hợp nhất.

Kho phần mềm kế toán Minh Tâm chúng tôi hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên con đường đi đến thành công.

Kho phần mềm Kế toán MITASP “Tận Tâm, Chuyên nghiệp, Nhanh chóng”

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ

Số điện thoại: 089 883 5656 – 078 983 5656

Zalo: https://zalo.me/2597800855642158052

Website: https://mitasp.com

Facebook: https://www.facebook.com/khophanmemketoan

Gmail: khophanmemketoan@gmail.com

Xem Thêm: Hợp đồng điện tử – Những điều nhất định phải biết (Phần 1)