I.Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể, để hóa đơn điện tử có tính hợp pháp, cần thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Định dạng: Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng văn bản XML, phù hợp với tiêu chuẩn quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế. Định dạng này đảm bảo rằng dữ liệu trên hóa đơn có thể được xử lý và lưu trữ một cách chính xác và nhất quán.
2. Đăng ký và chấp nhận: Hóa đơn điện tử phải được công ty cổ phần đăng ký sử dụng theo quy định và được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng. Điều này có nghĩa là công ty phải hoàn tất các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế để được phép phát hành hóa đơn điện tử và nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
3. Thời điểm và nội dung lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm và đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, công ty cổ phần chỉ được sử dụng sau khi nhCác loại hóa đơn không hợp pháp bao gồm:

• Hóa đơn giả: Là hóa đơn không được phát hành hợp pháp hoặc không có giá trị sử dụng.
• Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng: Bao gồm các hóa đơn chưa được chấp nhận hoặc đã hết thời gian sử dụng theo quy định.
• Hóa đơn bị ngừng sử dụng: Trong trường hợp cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn (trừ khi có thông báo cho phép tiếp tục sử dụng).
• Hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế: Là hóa đơn không được cơ quan thuế chấp nhận hoặc chưa hoàn tất thủ tục đăng ký.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Đối với các trường hợp hóa đơn yêu cầu có mã cơ quan thuận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký: Hoặc chưa có thông báo từ cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

 

II.Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu theo quy định của pháp luật. Các yêu cầu cụ thể bao gồm:

1. Nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải ghi rõ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định pháp luật về hóa đơn và pháp luật về thuế GTGT. Điều này bao gồm:
   • Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
   • Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty cổ phần (bên bán) và người mua.
   • Tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
   • Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
2. Chữ ký số: Hóa đơn phải được ký số bởi công ty cổ phần trước khi gửi cho người mua, trừ các trường hợp không cần thiết theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chữ ký số là yếu tố đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
3. Quản lý và sử dụng hóa đơn: Hóa đơn phải được lập, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc và quy định pháp luật. Công ty cổ phần cần tuân thủ các quy định về việc lưu trữ, bảo mật và quản lý hóa đơn điện tử.

III. Tính hợp lý của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được coi là hợp lý khi nó phản ánh thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần, trong phạm vi giấy phép kinh doanh được cấp. Điều này có nghĩa là:

1. Hoạt động kinh doanh: Hóa đơn phải liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Hóa đơn phát sinh từ các giao dịch kinh doanh thực tế và nằm trong phạm vi giấy phép hoạt động của công ty.
2. Phạm vi giấy phép: Hóa đơn phải liên quan đến các hoạt động mà công ty được phép thực hiện theo giấy phép kinh doanh và các quy định pháp luật hiện hành.

Lưu ý quan trọng:

• Để hóa đơn được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Đồng thời, hóa đơn còn phải tuân thủ các yêu cầu khác như không vượt định mức khống chế chi phí, không vượt mức tối đa quy định, v.v.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, công ty phải thực hiện thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nguồn: Thư viện pháp luật