Hóa đơn điện tử hỏi đáp, Hỏi đáp

[Cập nhật] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Thông tin này cần phải chính xác, đúng quy định để hóa đơn điện tử đã lập hợp lệ. Tuy nhiên, không phải người sử dụng hóa đơn điện tử nào cũng biết cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng quy định. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết vấn đề này.

1.Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa như sau:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:

3. Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

4. Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

Dưới đây là thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể theo quy định tại khoản 4 điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

STT Thời điểm xuất hóa đơn Trường hợp xuất hóa đơn cụ thể
1 Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ/không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (do các bên tự thỏa thuận). Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:

  • Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không
  • Cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không
  • Hoạt động cung cấp điện (trừ trường hợp bán điện của các công ty phát điện), nước
  • Dịch vụ truyền hình
  • Dịch vụ bưu chính chuyển phát (gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ)
  • Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng)
  • Dịch vụ logistic
  • Dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp 5, 6)
2 Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.
 3 Cuối mỗi ngày/định kỳ trong tháng, lập chung 01 hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Cung cấp dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
4 Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Hoạt động xây dựng, lắp đặt.
5 Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án/tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền/theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng trong trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
6 Là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu,quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng trong trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
7 Theo thông lệ quốc tế chậm nhất ≤05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử. Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử.
8 Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô.
9 Là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng. Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua.
10 Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử
11 Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện.
 12 Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng.
13 Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý.
14 Cuối ngày/cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn.
15 Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền.
16 Cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn
17 Là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng.

 

5. Giải đáp một số thắc mắc về thời điểm xuất hóa đơn

5.1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc lùi ngày sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch, chính xác cho cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế.

5.2. Xuất hóa đơn sai thời điểm phạt bao nhiêu?

Căn cứ theo điều 24, nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể doanh nghiệp có thể bị xử phạt như sau nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm:

  • Phạt cảnh cáo trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (theo quy định tại điểm a, khoản 1 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP)
  • Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (theo quy định tại khoản 3 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP)
  • Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trừ 2 trường hợp nêu trên (theo quy định tại điểm a, khoản 4 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP)

Ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính khi lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp còn phải chịu thuế và truy thu thuế nếu việc xuất hóa đơn sai thời điểm làm chậm nộp thuế và chịu các khoản lãi phát sinh. Điều nà không chỉ gây ra tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

5.3. Giao hàng trước xuất hóa đơn sau có được không?

Giao hàng trước xuất hóa đơn sau được xem là hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm và sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã nêu ở trên, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Nguồn: Meinvoce.vn