Tìm hiểu về kế toán trách nhiệm và trung tâm trách nhiệm

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động của doanh nghiệp càng trở nên phức tạp, việc phân cấp phân quyền quản lý đối với các bộ phận, phòng, ban…càng diễn ra thường xuyên, từ đó đòi hỏi hình thành và xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm đối với các bộ phận, phòng, ban đó cũng như trung tâm trách nhiệm để đảm bảo công tác quản trị được thực hiện hiệu quả. 

Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây để phân biệt trung tâm trách nhiệm và ý nghĩa đối với hoạt động quản trị. 

1. Khái niệm và ý nghĩa của kế toán trách nhiệm 

Kế toán trách nhiệm (responsibility accounting) được ghi nhận như hệ thống tổng hợp, xử lý và báo cáo các thông tin cả tài chính và phi tài chính. Các thông tin này có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản lý phòng, ban, bộ phận nói riêng và nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp nói chung nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Kế toán trách nhiệm là một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị doanh nghiệp và là một trong những công cụ quản lý hữu ích trong điều hành, kiểm soát, cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, phòng, ban… trong doanh nghiệp.

Bản chất của kế toán trách nhiệm là mỗi bộ phận được phân cấp quản lý trong bộ máy quản lý có quyền kiểm soát, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi phân cấp quản lý của mình. Kế toán trách nhiệm được thực hiện ở doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được phân quyền một cách rõ ràng. 

Tùy vào đặc điểm cơ cấu tổ chức, mức độ phân cấp ủy quyền và mục tiêu của nhà quản trị doanh nghiệp mà chia ra thành các trung tâm trách nhiệm tương ứng. Mỗi trung tâm trách nhiệm có toàn quyền quyết định, kiểm soát các hoạt động của trung tâm mình như quản lý về chi phí, doanh thu và các khoản đầu tư. 

Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, mô hình lý tưởng là mô hình trong đó có kế toán trách nhiệm chuyên trách cho các trung tâm trách nhiệm. Một kế toán trách nhiệm có thể phụ trách một hoặc nhiều trung tâm trách nhiệm. Tùy thuộc theo quy mô, tính chất, đặc điểm của mỗi trung tâm nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả trong công tác tổng hợp, xử lý và báo cáo thông tin. 

Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trách nhiệm, một kế toán có thể phụ trách nhiều trung tâm trách nhiệm có đặc điểm tương đồng, để tạo cơ sở cho việc so sánh, đánh giá hoạt động giữa các trung tâm, phát hiện các biến động bất thường, từ đó giúp nhà quản lý có các biện pháp điều chỉnh thích hợp. 

Nhìn chung, khi phát sinh sự phân quyền hay giao quyền trong doanh nghiệp, sẽ hình thành nên các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm trách nhiệm hoạt động độc lập để hoàn thành không chỉ mục tiêu của trung tâm đó, mà còn để hoàn thành mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. 

Kế toán trách nhiệm sẽ có vai trò hỗ trợ nhà quản trị doanh nghiệp trong việc đánh giá, kiểm soát hoạt động của mỗi trung tâm trách nhiệm. 

Kể từ khi đề cập tới lần đầu tiên ở Mỹ, sau đó lan rộng ra ở Anh, Úc, Canada… đến nay, kế toán trách nhiệm đã được nhiều học giả nghiên cứu và phát triển; được các nhà quản trị ứng dụng vào trong thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. 

Sự cần thiết của việc áp dụng kế toán trách nhiệm và thực trạng triển khai ở Việt Nam:

Việc áp dụng kế toán trách nhiệm là điều cần thiết để kiểm soát tốt được chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp bởi một số lý do sau: 

Hình 1: Những lý do chính doanh nghiệp cần áp dụng kế toán trách nhiệm

Ở Việt Nam, hiện nay, việc vận dụng kế toán trách nhiệm vào công tác quản lý tại doanh nghiệp còn nhiều hạn chế và bất cập, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể như: 

– Công tác đánh giá hiệu quả hoạt động thông qua vận dụng kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp nhìn chung chưa có sự phân cấp, phân quyền quản lý rõ ràng, chưa xây dựng được các chỉ tiêu đánh giá theo các cấp quản lý;

– Hệ thống dự toán còn chung chung, chưa được xây dựng cụ thể cho từng bộ phận. Đồng thời, dự toán chủ yếu ở dạng dự toán tĩnh, chưa áp dụng dự toán linh hoạt.

– Chưa hình thành các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất quản lý của các trung tâm trách nhiệm. Việc đánh giá chỉ dừng lại ở mức đánh giá chung, xoay quanh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, chi phí, chưa vận dụng các chỉ tiêu phi tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức.

2. Tổng quan về trung tâm trách nhiệm 

Như đã trình bày ở trên, khi có sự phân quyền, giao trách nhiệm, sẽ hình thành các phòng, ban, bộ phận hay các trung tâm trách nhiệm. Mỗi trung tâm trách nhiệm (responsibility centers) sẽ có một người đứng đầu quản lý hoạt động của trung tâm. Mỗi nhà quản lý sẽ chịu trách nhiệm cho hoạt động của trung tâm trước các nhà quản lý cấp cao hơn. 

Dựa trên đặc điểm hoạt động cũng như thẩm quyền được giao cho quản lý các trung tâm, có 4 loại hình trung tâm trách nhiệm chính sau:

Hình 2: Các loại trung tâm trách nhiệm

2.1 Trung tâm chi phí

Khái niệm: là các bộ phận trong doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ cho các phòng ban, bộ phận khác, chỉ phát sinh chi phí, không phát sinh thu nhập. Trung tâm chi phí thường gắn trách nhiệm với cán bộ quản lý trung tâm như trưởng phòng, trưởng ban…  

Ví dụ: Phòng kế toán, tài chính, phòng bảo trì hệ thống, phòng nhân sự, phòng xuất nhập khẩu, phòng Logistics… 

Mục tiêu: Là trung tâm tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp, do đó, mục tiêu đặt ra cho các trung tâm này là kiểm soát chi phí, đảm bảo nguồn lực được sử dụng tiết kiệm nhất. 

Điểm yếu của trung tâm chi phí:

+ Tiềm ẩn rủi ro dịch chuyển chi phí. Nghĩa là các quản lý trung tâm có xu hướng thay thế các biến phí do quản lý đó phụ trách bằng các chi phí cố định không thuộc trách nhiệm quản lý của họ. 

+ Các vấn đề dài hạn có thể dễ dàng bị bỏ qua do đơn vị thường tập trung vào việc tiết kiệm chi phí, có thể dẫn đến việc tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn, nhưng lại để lại hậu quả dài hạn.  

2.2 Trung tâm doanh thu

Khái niệm: là các bộ phận trong doanh nghiệp phụ trách hoạt động bán hàng. Trung tâm doanh thu thường gắn trách nhiệm với các cán bộ phản lý phụ trách hoạt động bán hàng. 

Ví dụ: Phòng bán hàng, phòng kinh doanh

Mục tiêu: Là trung tâm tạo ra thu nhập thông qua việc bán hàng tạo ra doanh số, doanh thu cho công ty, do đó, mục tiêu đặt ra cho các trung tâm này thường là tối đa hóa doanh thu.

Trên thực tế, một trung tâm thuần túy về doanh thu rất ít tồn tại. Thông thường, các cấp quản lý thường vẫn phải làm kế hoạch và kiểm soát một số chi phí thực tế phát sinh trong trung tâm doanh thu. 

2.3 Trung tâm lợi nhuận

Khái niệm: là các bộ phận chịu trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí. Trung tâm lợi nhuận thường gắn với nhà quản lý cấp trung. Nhà quản lý chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay chính là chênh lệch giữa đầu ra và đầu vào cho hoạt động của trung tâm. Do đó, nhà quản lý cũng có quyền quyết định với cả các yếu tố đầu vào và đầu ra của trung tâm. 

Ví dụ: cửa hàng bán lẻ, cửa hàng phân phối sản phẩm…

Mục tiêu: Mục tiêu hướng tới của các trung tâm này là tối đa hóa lợi nhuận. 

2.4 Trung tâm đầu tư

Khái niệm: là các đơn vị chịu trách nhiệm cho việc sử dụng vốn đầu tư của doanh nghiệp. Trung tâm đầu tư thường gắn với nhà quản lý cấp cao. Quản lý đơn vị được quyền ra quyết định cũng như chịu trách nhiệm về việc sử dụng nguồn vốn đầu tư, doanh thu ghi nhận và chi phí phát sinh.

Ví dụ: Chi nhánh, công ty con, dự án đầu tư… 

Mục tiêu: Mục tiêu hướng tới của các trung tâm này là tối đa hóa lợi nhuận tạo ra từ khoản đầu tư. 

Tổng hợp so sánh các loại trung tâm trách nhiệm như sau:

Hình 3: Sơ đồ so sánh đặc điểm của các loại trung tâm trách nhiệm

3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động cho trung tâm trách nhiệm

3.1 Đặc điểm của chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động vừa là công cụ cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động của các trung tâm, đồng thời là cơ sở cho việc xét duyệt khen thưởng với mỗi nhà quản lý. Để các chỉ tiêu này đem lại hiệu quả cần đảm bảo 2 yếu tố:

Hình 4: 2 yếu tố cần đảm bảo với chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

– Tính có thể kiểm soát: Công cụ đo lường hiệu quả chỉ có ý nghĩa khi các công cụ đó là các yếu tố mà các nhà quản lý có thể kiểm soát được. 

Ví dụ: đối với quản lý của trung tâm chi phí là phòng nhân sự thì yếu tố mà người quản lý có thể kiểm soát được là biến phí phát sinh trong hoạt động của trung tâm. Các loại chi phí như chi phí khấu hao văn phòng, chi phí điện nước, văn phòng phẩm dùng chung… không thuộc sự kiểm soát của trưởng phòng nhân sự. 

Tuy nhiên, không có nghĩa các chi phí có thể kiểm soát đều là biến phí, mà tùy thuộc vào cấp quản lý cụ thể. Ví dụ, cũng là chi phí khấu hao văn phòng, đây là một định phí. Chi phí này mặc dù không được kiểm soát ở cấp độ trưởng phòng nhân sự nhưng là trách nhiệm quản lý của Giám đốc điều hành. 

– Tính phù hợp với mục tiêu: Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả hoạt động cần đảm bảo thúc đẩy mục tiêu theo đuổi của các quản lý trung tâm trách nhiệm gắn với mục tiêu phát triển chung của tổ chức. Tránh xảy ra trường hợp bộ phận tìm cách tối đa hóa lợi ích của bộ phận, tuy nhiên lại ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp. 

Ví dụ: hai trung tâm lợi nhuận trong cùng một tổ chức phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa. Trong đó, bên bán bán với giá cao hơn giá thị trường để tối đa hóa lợi nhuận của bên bán, tuy nhiên, lợi nhuận của bên mua lại giảm, dẫn đến lợi nhuận trên góc độ tổng thể doanh nghiệp lại giảm, ảnh hưởng tới lợi ích chung của cả tổ chức. 

3.2 Một số chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho từng trung tâm trách nhiệm

3.2.1 Chỉ tiêu tài chính có yếu tố định lượng

Ví dụ một số chỉ tiêu tài chính đánh giá hiệu quả hoạt động cho mỗi loại hình trung tâm:

Hình 5: Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi loại trung tâm

– Trung tâm chi phí: Mục tiêu của trung tâm là kiểm soát chi phí, do đó, có thể sử dụng các chỉ tiêu liên quan đến chi phí như biến phí, tổng chi phí làm chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm. 

– Trung tâm doanh thu: Có thể sử dụng một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả bán hàng như doanh số, doanh thu, doanh thu thuần sau chiết khấu. 

– Trung tâm lợi nhuận: Có thể sử dụng một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận gộp, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, … 

 Trung tâm đầu tư: Có thể sử dụng một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả đầu tư như: tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư ROI, Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu ROE, Lợi nhuận trên tổng tài sản ROA… 

Đọc thêm: ROA là gì? Hướng dẫn cách tính và vận dụng ROA tại doanh nghiệp

• Chỉ tiêu phi tài chính 

Ngoài các chỉ tiêu tài chính, đơn vị có thể sử dụng chỉ tiêu phi tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm. 

Ví dụ: với trung tâm doanh thu như phòng bán hàng có thể sử dụng một số chỉ tiêu như mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng…  

Không có quy chuẩn bắt buộc cho việc xác định các chỉ tiêu phi tài chính, do đó, nhà quản lý có thể sử dụng linh hoạt các chỉ tiêu phi tài chính để phục vụ cho công tác đánh giá các trung tâm chi phí, từ đó, thực hiện tốt hoạt động kế toán trách nhiệm. 

Hiện tại Kho phần mềm kế toán Minh Tâm đang là đại lý cung ứng sản phẩm hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán và các phần mềm khác từ hơn 10 nhà cung cấp phần mềm danh tiếng hiện nay tại Việt Nam như MISA, Maxv, HILO, BKAV, Viettel, FPT, Vĩnh Hy, và các nhà cung cấp khác. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn

Hotline: 089 883 5656 – 0909 206 247

Website: mitasp.com

Nguồn: Amis