HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ – NHỮNG ĐIỀU NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT (Phần 1)

Doanh nghiệp bạn đang sử dụng Hợp đồng điện tử?
Bạn muốn cho doanh nghiệp mình sử dụng Hợp đồng điện tử nhưng tính pháp lý của nó lại khiến bạn lo lắng?
Hãy để Kho phần mềm kế toán Minh Tâm giải đáp thắc mắc của bạn qua bài viết dưới đây.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

1.1. Khái niệm hợp đồng điện tử Econtract

Theo Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định hợp đồng điện tử Econtract là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định:

  1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.
  2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

1.2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử Econtract

  • Được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu
  • Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
  • Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
  • Thực hiện mọi lúc mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng online được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể trình ký trực tuyến rất nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
  • Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì hợp đồng điện tử không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử.

1.3. Hợp đồng điện tử Econtract khác gì hợp đồng giấy?

Hình thức ký hợp đồng online và hợp đồng giấy truyền thống có một số điểm khác biệt dù chịu sự điều chỉnh của bộ luật Dân sự 2015.

Tiêu chí Hợp đồng điện tử Econtract Hợp đồng điện tử Econtract
Căn cứ pháp lý – Luật Giao dịch điện tử 2023

– Bộ luật Dân sự (BLDS) 2005

– Bộ luật Dân sự mới nhất 2015
Phương thức giao dịch – Sử dụng phương tiện điện tử để có thể giao dịch– Được ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM … – Giao dịch bằng văn bản

– Bằng lời nói

– Bằng hành động

– Các hình thức khác dựa trên sự thỏa thuận

Nội dung Giống với hợp đồng truyền thống nhưng có thêm một số nội dung khác gồm:

– Địa chỉ pháp lý

– Quy định về chữ ký điện tử/chữ ký số

– Quy định về cải chính thông tin điện tử

– Phương thức thanh toán

– Điều kiện bảo mật

– Đối tượng hợp đồng

– Số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán

– Thời hạn, địa điểm

– Phương thức thực hiện hợp đồng

– Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên

– Phương thức giải quyết tranh chấp

Phạm vi áp dụng Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể, không áp dụng với

– văn bản về thừa kế

– giấy kết hôn, ly hôn

– giấy khai sinh, khai tử,…

Áp dụng cho mọi lĩnh vực về kinh tế, xã hội

2. 5 quy định về hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

Khi thực hiện ký hợp đồng điện tử online thì doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định chính trước khi thực hiện giao kết để đảm bảo hợp đồng hợp pháp, không bị vô hiệu và hạn chế các rủi ro, tranh chấp trong quá trình thực hiện.

2.1. Về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử Econtract

Theo quy định tại Luật giao dịch điện tử 2023, tham khảo từ cổng thông tin điện tử chính phủ, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống. Cụ thể:

“Hợp đồng điện tử vẫn được công nhận giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản thông thường dù không có sự can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể hay vào hợp đồng.”

Đồng thời, tại Điều 34 Luật này cũng có quy định

“Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.”

Dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử Econtract vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Bên cạnh đó, hợp đồng online phải thỏa mãn những điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp lệ:

  1. Nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
  2. Nội dung có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử Econtract nếu hợp đồng đó thực hiện theo đúng quy định. Các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng hình thức giao kết hợp đồng điện Econtract tử để tối ưu về quy trình kinh doanh và chi phí hoạt động.

2.2. Về giao kết hợp đồng Econtract

Nguyên tắc giao kết

Khi giao kết và thực hiện quy trình giao kết hợp đồng điện tử Econtract các bên cần đảm bảo các nguyên tắc được quy định tại điều 36 của Luật giao dịch điện tử 2023.

  1. Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
  2. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
  3. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Quy định giao kết

Quy định về giao kết hợp đồng điện tử được nêu rõ tại điều 35 của Luật giao dịch điện tử 2023. Cụ thể.

  1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
  2. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

2.3. Về thời điểm, địa điểm nhận, gửi hợp đồng điện tử

Thời điểm và địa điểm nhận gửi hợp đồng điện tử được quy định rõ tại Luật giao dịch điện tử 2023 là thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu. Cụ thể:

Về thời điểm, địa điểm gửi hợp đồng điện tử

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 15, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:

  1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin;
  2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Về thời điểm, địa điểm nhận hợp đồng điện tử

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 17, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:

  1. Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được; nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận và có thể truy cập được;
  2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được nhận thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

2.4. Về chữ ký điện tử sử dụng ký hợp đồng điện tử

Để đảm bảo an toàn khi ký hợp đồng điện tử thì chữ ký điện tử cần đáp ứng được các điều kiệu sau:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử đã được chứng thực từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực được xem là đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định.

​6. Tổng kết

Trên đây, Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm chúng tôi đã gửi tới cho quý doanh nghiệp khái niệm cơ bản về Hợp đồng điện tử và 5 quy định về Hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ . Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm xin gặp lại quý doanh nghiệp bạn ở Phần 2 nơi chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hợp đồng điện tử, Phân loại hợp đồng điện tử cùng Quy trình giao kết hợp đồng điện tử Econtract chuẩn pháp luật.

Nếu quý doanh nghiệp có bất cứ vấn đề gì cần tư vấn, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Với đội ngũ nhân viên có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung ứng các sản phẩm kế toán như chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán… Kho phần mềm Kế toán Minh Tâm chúng tôi tự tin có thể tư vấn, giúp đỡ quý doanh nghiệp các vấn đề về nghiệp vụ kế toán, giúp quý chủ doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử phù hợp nhất.

Kho phần mềm kế toán Minh Tâm chúng tôi hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên con đường đi đến thành công.

Kho phần mềm Kế toán MITASP “Tận Tâm, Chuyên nghiệp, Nhanh chóng”

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ

Số điện thoại: 089 883 5656 – 078 983 5656

Zalo: https://zalo.me/2597800855642158052

Website: https://mitasp.com

Facebook: https://www.facebook.com/khophanmemketoan

Gmail: khophanmemketoan@gmail.com

Xem Thêm: Hợp đồng điện tử – Những điều nhất định phải biết (Phần 2)