1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại sau:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế; hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng các tiêu chí về doanh thu và số lượng lao động theo quy định.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu, hệ thống phần mềm kế toán và lập HĐĐT, đảm bảo việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế
Lưu ý: Việc lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế phụ thuộc vào đặc điểm và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, tổ chức, cũng như các quy định pháp luật hiện hành.
3. Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu các thủ tục hành chính như in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm đến 70% thời gian cho các bước phát hành và 80% chi phí cho mỗi hóa đơn.
- Quản lý dễ dàng: Hỗ trợ quản lý tập trung hóa đơn, đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, giảm rủi ro thất lạc và tiết kiệm không gian lưu trữ.
- An toàn và bảo mật: Giảm nguy cơ làm giả hóa đơn, nâng cao tính minh bạch và chính xác trong giao dịch.
- Ngăn chặn gian lận thuế: Sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế kịp thời phát hiện và ngăn chặn hóa đơn từ các doanh nghiệp bỏ trốn, gian lận hoặc trốn thuế.
Nhược điểm: Dù mang lại nhiều lợi ích vượt trội, hóa đơn điện tử (HĐĐT) vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định, đặc biệt khi áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức:
- Doanh nghiệp cần đầu tư phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin và đào tạo nhân sự, gây áp lực tài chính, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ.
- Cần có internet và hệ thống ổn định, dễ bị gián đoạn khi gặp sự cố mạng hoặc mất điện.
- Khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ: Thiếu nhân sự và kỹ năng sử dụng công nghệ, gây trở ngại trong triển khai.
- Nguy cơ bị xâm nhập, rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu nếu bảo mật kém.
- Khó khăn trong đồng bộ dữ liệu: Doanh nghiệp lớn hoặc nhiều chi nhánh dễ gặp lỗi trong tích hợp hệ thống.
4. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam
4.1. Căn cứ pháp lý
Quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam được nêu rõ trong các văn bản pháp luật sau đây:
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Ban hành quy định chi tiết về hóa đơn và chứng từ, có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Đây là cơ sở pháp lý bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể việc triển khai hóa đơn điện tử, bao gồm khởi tạo, lập, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
4.2. Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
Theo điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019, điều 23 nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, dịch vụ đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, ngoại trừ trường hợp:
- Tổ chức, cá nhân không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu
Nguồn: Meinvoice.vn