Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và phải thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có hệ thống mạng, thiết bị truyền tin, đường truyền đảm bảo khai thác, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả.
- Có đội ngũ nhân sự có trình độ và năng lực phù hợp để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
- Sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán để tự động hóa dữ liệu hóa đơn vào hệ thống.
- Hệ thống lưu trữ phải tương thích với các chuẩn mực về lưu trữ dữ liệu, đảm bảo chất lượng và an toàn. Có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu hiệu quả, tránh mất mát khi hệ thống gặp sự cố.
1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh cần tuân thủ khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ:
Người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn phải đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đảm bảo đúng định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
Khi khấu trừ thuế TNCN, thu thuế, phí hoặc lệ phí, tổ chức phải lập chứng từ hoặc biên lai, ghi đầy đủ nội dung theo Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Biên lai điện tử cần tuân thủ định dạng chuẩn của cơ quan thuế.
Trước khi sử dụng, các tổ chức, cá nhân phải đăng ký hoặc thông báo phát hành hóa đơn, biên lai với cơ quan thuế theo các quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong quá trình sử dụng, tổ chức, cá nhân phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hoặc biên lai theo quy định tại Điều 29 và Điều 38, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử phải đảm bảo tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quản lý thuế.
Dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin liên quan đến các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
Người bán hàng hóa, dịch vụ có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn phải thể hiện rõ thông tin bên ủy nhiệm, và việc ủy nhiệm phải được thỏa thuận bằng văn bản và thông báo với cơ quan thuế.
Tổ chức thu phí, lệ phí có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập biên lai, nhưng phải ghi rõ tên tổ chức thu phí và tuân thủ các quy định về thông báo phát hành biên lai.
2. Quy trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Xác định xem doanh nghiệp áp dụng loại hoá đơn điện tử nào (có mã hoặc không có mã) trước khi tiến hành chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78
Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ 123/2020) để chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78
Căn cứ theo quy định tại Điều 15 – Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
“Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”
Bước 3: Bước tiêu huỷ hoá đơn giấy chưa sử dụng
Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP các doanh nghiệp thực hiện tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng theo trình tự sau:
• Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.
Bước 4: Phát hành hoá đơn điện tử
Trước đó, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho mình. Nên ưu tiên các nhà cung cấp nằm trong danh sách khuyên dùng của Bộ Tài chính để đảm bảo độ tin cậy và chất lượng dịch vụ.
3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào?
Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123/NĐ-CP quy định:
• Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
4. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
– Bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo:
• Dữ liệu phải được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, đảm bảo tính toàn vẹn và không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ.
• Tuân thủ theo quy định của pháp luật kế toán về thời gian lưu trữ chứng từ.
• Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu khi cần thiết.
– Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ ở đâu?
Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
– Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã lập sai?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, cần thực hiện các bước sau để hủy:
• Lập biên bản thỏa thuận: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót và việc hủy hóa đơn.
• Hủy hóa đơn sai sót: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
• Thông báo với cơ quan thuế: Người bán gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế theo mẫu quy định.
Nguồn: Meinvoice.vn