CẢNH BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GIẢ – CÁCH NHẬN BIẾT!

Tội phạm công nghệ cao đang có diễn biến ngày càng phức tạp và thủ đoạn tinh vi hơn như hack tài khoản mạng xã hội, đánh cắp dữ liệu người dùng trên môi trường điện tử, giả mạo thương hiệu… Trên lĩnh vực tài chính kế toán cũng vậy, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức mới đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhưng đến nay HĐĐT đã bị một số đối tượng làm giả nhằm đánh cắp thông tin để sử dụng vào các mục đích xấu.

Đứng trước thông tin này, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những hoang mang và lo lắng khi sử dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không phải lo lắng nếu đang sử dụng HĐĐT của nhà cung cấp uy tín – có nền tảng công nghệ hiện đại.

Bài toán hóa đơn điện tử giả hiện nay

Thực tế nhiều kế toán chủ quan cho rằng HĐĐT chính là file PDF được gửi từ người bán qua email, tuy nhiên rất có thể kế toán nhận phải những mail hóa đơn mạo danh của các đối tượng xấu gửi đến nhằm trục lợi cá nhân. Do vậy, kế toán cần kiểm tra thật kỹ nội dung email và file PDF đó có dữ liệu chính xác về hóa đơn và trùng với các dữ liệu trên file hóa đơn XML hay không (thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty mã số thuế, chữ ký số…) thì mới được coi là hóa đơn điện tử thật và hợp lệ. Vì vậy, kế toán cần thực hiện tra cứu một cách chi tiết và chính xác trước khi thực hiện các nghiệp vụ sau đó nhằm tránh sử dụng phải hóa đơn giả.

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định cụ thể về ngày lập và ngày ký của hóa đơn phải trùng nhau với được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, với quy định này nhiều doanh trên các lĩnh vực đặc thù không dễ dàng thực hiện. Theo đó, để đảm bảo đến quyền lợi cho doanh nghiệp cơ quan thuế khuyến khích các đơn vị cung cấp HĐĐT áp dụng thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận.

 Kế toán cần tra cứu chính xác thông tin khi nhận hóa đơn

Với bài toán hóa đơn điện tử giả nêu trên, cần phải đặt ra yêu cầu chuẩn hóa HĐĐT và những chỉ tiêu về hóa đơn điện tử. Trên cơ sở này, các doanh nghiệp cần lựa chọn những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tin cậy và có tầm nhìn cũng như giải pháp khắc phục rủi ro hiệu quả

Cách tra cứu để nhận biết hóa đơn điện tử thật – giả

Để chắc chắn không sử dụng phải hóa đơn giả, kế toán cần thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn một cách chính xác nhằm phát hiện sớm tình trạng hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn giả. Kế toán có thể thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Tuy nhiên, là giải pháp HĐĐT đang được đông đảo doanh nghiệp trên cả nước sử dụng HĐĐT cũng không thể tránh khỏi tình trạng giả mạo kênh tra cứu. Do vậy, khi tra cứu doanh nghiệp cần thực hiện một số khuyến cáo:

Đồng thời, để giúp khách hàng đối chiếu chính xác dữ liệu hóa đơn trên file PDF và file XML. MitaSP cũng có tài liệu hướng dẫn chi tiết giúp khách hàng phát hiện kịp thời những sai sót.

Bên cạnh đó, MitaSP cung cấp HĐĐT đạt chuẩn về thành phần chứa dữ liệu giúp khách hàng có thể xem hóa đơn mọi lúc mọi nơi và dễ dàng xác thực thông tin HĐĐT có giá trị pháp lý của người bán, dễ dàng xác định hóa đơn có tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đồng thời, dễ dàng xem/đọc dữ liệu nhanh chóng trên các ứng dụng xem hóa đơn và không phụ thuộc vào các ứng dụng đọc/xem/hiển thị về hóa đơn.

Sử dụng hóa đơn trái phép bất luận là vô tình hay cố ý, doanh nghiệp đều phải chịu mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Theo đó, doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng khi thực hiện tra cứu hóa đơn, đồng thời sử dụng hóa đơn điện tử của các đơn vị cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn rất nhiều trong việc tra cứu cũng như hỗ trợ trong quá trình sử dụng.